कार्यालय आदेश ( Office Order )

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भूमिका

“कार्यालय आदेश शासकीय पत्र-व्यवहार का वह विशिष्ट रूप है जिसके माध्यम से किसी कार्यालय अथवा सरकारी संस्थान अथवा व्यापारिक संस्थान में एक वरिष्ठ अधिकारी अपने अधीनस्थ अधिकारियों / कर्मचारियों के विभिन्न सेवा सम्बन्धी मामलों में; जैसे – नये पदों की स्वीकृति, वित्तीय स्वीकृति, अवकाश की स्वीकृति, अनुशासनिक मामले आदि की सूचना-विषयक संदेश दिन-प्रतिदिन के काम-काज के सम्बन्ध में प्रशासकीय दृष्टिकोण से जारी करते हैं।”

अथवा

“कार्यालय आदेश शासकीय पत्र-व्यवहार का वह विशिष्ट रूप है जिसका प्रयोग किसी कार्यालय या सरकारी संस्थान अथवा व्यापारिक संस्थान द्वारा आंतरिक प्रशासन सम्बंधी अनुदेश करने के लिये किया जाता है।”

कार्यालय आदेश की विशेषताएँ

किसके लिये :-

यह अधिकारियों और कर्मचारियों दोनों के लिये निर्गत किया जा सकता है।

भाषा और शैली :-

इसकी भाषा सूचनापरक और शैली अन्य पुरुष की होती है।

किन मामलों में :-

कार्यालय-आदेश आंतरिक प्रशासन सम्बन्धी निम्न मामलों में निर्गत किये जाते हैं; जैसे —

नये पदों का सृजन;
वित्तीय स्वीकृति;
अनुभाग में किसी कर्मचारी का स्थानान्तरण;
अधिकारियों या अनुभागों के बीच कार्य का बँटवारा;
अवकाश की स्वीकृति;
अनुपालन सम्बन्धी मामलों का निपटारा;
किसी कर्मचारी को चेतावनी;
अपील पर किया गया निर्णय;
चरित्र-पंजी में भत्सर्नात्मक उल्लेख;
दक्षता-रोक पार करने की सूचना; इत्यादि।

विशेष एवं प्रारूप के प्रमुख बिन्दु :-

सबसे पहले कार्यालय का नाम होता है।
उसके नीचे पत्र संख्या लिखी जाती है।
उसके नीचे स्थान और तिथि अंकित किया जाता है।
प्रारूप के मध्य में ‘कार्यालय आदेश’ लिखा जाता है।
अब कार्यालय आदेश की मुख्य सामग्री लिखी जाती हैं। प्रथम अनुच्छेद को छोड़कर अन्य की संख्या २-, ३-, ४- इत्यादि दी जाती है।
नीचे दाहिनी ओर अधिकारी के हस्ताक्षर और उसका कोष्ठक में नाम एवं पदनाम होता है।
उसके नीचे बाँये हाथ उन लोगों के नाम लिखे जाते हैं जिसके लिये आदेश निर्गत किये जाते हैं और जिनको इसकी प्रतिलिपियाँ भेजी जाती हैं।
सम्बोधन / अभिवादन और स्वनिर्देश / अधोलेख नहीं होता है और न ही पत्रांत में व्यावहारिकता दिखायी जाती है।
भाषा सरल, स्पष्ट एवं सूचनापरक होती है। यह अन्य पुरुष शैली में लिखा जाता है।
विषय एवं सन्दर्भ भी कार्यालय आदेश में नहीं लिखे जाते हैं।