पत्र लेखन

भूमिका

राज्य स्तरीय लोक सेवा आयोग की मुख्य परीक्षाओं में पत्र लेखन (शासकीय आलेख) सामान्य हिन्दी के प्रश्न पत्र के अंतर्गत पाठ्यक्रम में सम्मिलित है। पत्र लेखन से पूर्व ‘आलेख की सामान्य संरचना’ (General Structure of a Draft) पर विचार कर लेना आवश्यक है।

आलेखन एवं इसके विभिन्न रूप

शासकीय आलेखन (Official Drafting) को मोटेतौर पर निम्नलिखित ६ भागों में बाँटा गया है और इन ६ को पुनः उप-वर्गीकृत किया गया है : 

१. शासकीय रूप

• • • शासकीय या सरकारी पत्र (Official Letter)
    • परिपत्र (Circular)
    • द्रुतगामी पत्र या तुरंत पत्र (Express Letter)
    • पृष्ठांकन (Endorsement)
    • अनुस्मारक (Reminder)
    • अन्तरिम उत्तर (Interim Reply)

२. अशासकीय रूप

• • • अशासकीय पत्र (Unofficial Letter)

३. अर्ध-शासकीय रूप

• • • अर्ध-शासकीय पत्र (Demi-Official Letter)

४. कार्यालय ज्ञाप / कार्यालय आदेश के विविध रूप

• • • कार्यालय ज्ञाप (Office-Memorandum)
    • कार्यालय आदेश (Office-Order)

५. विज्ञप्ति और प्रेस विज्ञप्ति सम्बन्धित रूप

• • • सांविधिक विज्ञप्ति (Statutory Notification)
    • प्रशासकीय विज्ञप्ति (Executive Notification)
    • प्रेस विज्ञप्ति (Press-Communigue)
    • सूचना (Notice)
    • विज्ञापन (Advertisement)
    • प्रेस नोट (Press Note)

६. विविध अन्य रूप 

• • • रेडियोग्राम (Radiogram)
    • तार (Telegram)
    • प्रस्ताव (Resolution)
    • घोषणा (Proclamation)
    • डिस्पैच (Dispatch)
    • शोक संदेश (Obituary)
    • सेविंग्राम (Savingram)

आलेख की सामान्य संरचना

शासकीय आलेखों को सामान्यतया पाँच भागों में विभाजित किया जाता है —

१. अभिवादन (Salutation)

२. विषय (Subject)

३. तथ्य और तर्क (Facts and Arguments)

४. निष्कर्ष या निर्णय (Logical Conclusion or Decision)

५. अंत (Termination)

यह शासकीय पत्र व्यवहार का सामान्य आलेखन है। यह अनिवार्य नहीं की सभी पत्र व्यवहार में ये पाँचों भाग हों। कतिपय शासकीय पत्र व्यवहारों में पहला (अभिवादन) और अंत भाग का प्रयोग नहीं किया जाता है।